Инвентаризация в SH4

[SH]

Вначале читаем по возможности всю тему, задаем вопросы - потом пользуемся.

Исходная тема: http://www.carbis.ru/forum/showthread.php?t=2833

"Универсальная инструкция по занесению инвентаризации в SH4". Для частных случаев есть пути проще; но этот способ хорошо будет работать всегда.

Эта инструкция отлично подходит тогда, когда заранее не позаботились сделать товары на каждый комплект.

1. Создаем комплект, норма закладки - 1 порция, название - "инвентаризация по кухне 24.05.09" - склад и дату по вкусу.
2. В этот комплект вбиваем ВСЕ, что было на инвентаризации - комплекты-полуфабрикаты, готовые блюда, исходные продукты.
3. Создаем товар "инвентаризация", единица измерения - порция, привязываем к нему наш комплект.
4. Открываем "Ведомость остатков", склад - Кухня, Дата - 24.05.09 (понятно, что это должен быть тот склад, по которому делается инвентаризация, и та дата, на которую она была?). Группы товаров, категории - ничего не заполняем, все пустое. Ставим галочку "Только товары, по которым количественные остатки", выбираем "не равно 0". Применяем.
5. Получившуюся ведомость по остаткам, по которым есть хоть какое-то движение, правой кнопкой мыши копируем в новый документ "с/в".
6. В получившейся сличительной ведомости проверям, что стоит нужная дата и галка "поставить в начало даты". ВСЕ БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЯ ОСТАТКИ ОБНУЛЯЕМ, вбиваем везде в графу количество ноль. В номере документа удобно указать "ИНВ". Ведомость сохраняем, но не закрываем.
7. Открываем "Список документов расхода", создаем новый документ, дата - дата инвентаризации, все та же; категория расхода - любая, лучше завести отдельно "инвентаризация", документ делаем _неактивным_. В список товаров вносим единственный товар "инвентаризация". Сохраняем, закрываем.
8. В списке документов расхода по нашему новому документу щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем "Рассчитать", результат расчета целиком ("копировать расход") _добавляем_ к созданной прежде сличительной ведомости из пункта 6.
9. Сличительную ведомость сохраняем с добавленными данными.
10. Все. Радуемся, смотрим результаты, огорчаемся...

Далее, если у нас есть заранее сделанные товары на комплекты, то продолжаем читать здесь.

Написал еще один раз алгоритм, все тоже самое, надеюсь, лишний раз пригодится.

Алгоритм предполагает, что у каждого полуфабриката есть связанный товар (см. видеоуроки, как правильно полуфабрикаты вносить в программу).
Операции необходимо сделать по каждому складу:
1. Строим ведомость остатков на число, на которое собираемся внести факт. Обязательно: указываем только дату, склад, а также, ради оптимизации, ставим галку на "только товары, по которым остатки не равны нулю". Остальные поля должны остаться пустыми, т.е. больше никаких ограничений не ставим!
Таким образом, у нас получится ведомость по всем товарам, которые есть на складе на нужные дату.
2. Правой кнопкой мыши - копировать в накладную. Указываем сличительную ведомость и ставим все галки.
3. В полученной сличительной ведомости во всех позициях ставим ноль. Везде.
4. Далее на основании фактических данных вместо нулей ставим фактическое количество.
5. Скорее всего, будут попадаться товары, которые есть по факту, но отсутствуют в сличительной. Это нормально - товара просто не было на расчетных остатках и он не попал в ведомость в п.1. Такие товары надо добавить вручную.
6. Важно - полуфабрикаты на этом этапе еще не вносятся. Если будут попадаться товары-полуфабрикаты, т.е. не покупные, а собственного изготовления, а тем паче блюда - во-первых, база велась неверное, во-вторых, такие позиции надо пропускать.
7. Полученную сличительную сохраняем, но не закрываем.
8. Идем в список документов расхода. Создаем новый документ расхода, делаем его неактивным, задаем дату. Категория - все равно какая, я предпочитаю создавать специально категорию "инвентаризация".
9. В полученный документ расхода вносим все полуфабрикаты. Важно - следим, чтобы у всех были заданы комплекты!
10. Если на фактически имеющийся полуфабрикат нет комплекта, его надо сделать.
11. Полученный документ расхода сохраняем. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши, выбираем "рассчитать расход". У нас получится список товаров (сырья), из которого состоят все наши полуфабрикаты. Проверяем, что внизу в протоколе нет ошибок, если есть - разбираемся.
12. Щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем - "добавить к накладной", должна быть выбрана наша сличительная из п.7.
13. Сличительную с добавленными товарами из полуфабрикатов сохраняем. Все, это и есть все наши фактические остатки по данному складу.

Добавка по поводу даты инвентаризации:
Инвентаризацию всегда надо ставить последним документом той смены, _после_ которой проводилась инвентаризация.
То есть, если инвентаризация была со 2 на 3 (второго вечером, ночью на третье, третьего утром) - то сличительную надо ставить последней второго.
Если инвентаризация была с 3 на 4 - то последней третьего.
Тогда, на следующий день после сличительной, Вы увидите в ведомости остатков фактические остатки.
Пункт 6 в первом алгоритме написан так, как написан, потому что у многих новичков поставить документ последним за дату - вызывает затруднения.

[SH]

Матчасть.

1. "Почему нельзя внести комплекты сразу в сличительную ведомость?"

Потому что в SH4 нельзя вносить комплекты ни в какие документы - только в другие комплекты или связывать с товарами.

2. "У меня на каждый комплект есть связанный товар - можно ли внести в сличительную сразу связанные товары?"

В общем случае - нет. Это зависит от того, как Вы ведете учет. Обычно, когда на кухне делают, допустим, п/ф "фарш" из продукта "мясо", в учете это никак не отображается. И при продаже блюда "котлеты", куда входит комплект п/ф "фарш", будет списано мясо.
Поэтому надо, чтобы в сличительной тоже было "мясо". А если внести в нее "фарш", то он автоматически на составляющие не разложится - SH4 умеет хранить на остатках готовые изделия, поэтому если Вы вносите готовые изделия, то подразумевается, что они и должны быть на складе для сравнения.
И если Вы все-таки хотите вести призрачный "точный учет", то необходимо каждую манипуляцию на кухне с продуктами записывать и отображать в учете - это очень дорого.
В общем, требуется вначале разложить п/ф на компоненты, а потом скопировать результат расчета в сличительную. Если кто работал, в тройке для этого использовался "дополнительный расход блюд", ну а здесь отдельно не выделяется и аналогично все делается в общем расходе.

3. "Зачем копировать остатки из ведомости остатков, а потом их обнулять? Не проще ли сразу создать сличительную и внести в нее результаты инвентаризации?"

Затем, что у Вас в учете могут висеть не списанные продукты, которых на складе уже нет, и в снятие они не попадут; в том числе те, которые были проведены по складу по ошибке. Часто наблюдаю, как при аудите находится товар, который был закуплен год назад на проработку, тогда не списан по невнимательности, и с тех пор числящийся на остатках. Попытка списать его в текущем периоде неизбежно приводят к вопросу с сторону управляющего/главбуха/владельца: "а что это Вы списали на проработку, у нас ее год не было?". Поэтому надо все отслеживать вовремя. Копирование всех ненулевых остатков прекрасно помогает.

[Даха]

В общем, требуется вначале разложить п/ф на компоненты, а потом скопировать результат расчета

Скажите, а есть какой то более менее автоматический способ разложить на товары п/ф, или только в ручную можно?

[SH]

Даха, поясните, как это должно выглядеть?

[Даха]

Да если бы я знала.. Потому и спрашиваю. Значит только вручную, да?

[SH]

Даха, тогда поясните, что Вы имеете ввиду под "вручную".
Я, когда начинал работать 11 лет назад вручную по калькуляционным картам складывал сырье для полуфабрикатов. Это было "вручную"! Сейчас - полная автоматика.

[okis]

Если внимательно почитать первые два поста этой темы, вопросов возникнуть не должно.

6. В получившейся сличительной ведомости проверям, что стоит нужная дата и галка "поставить в начало даты". ВСЕ БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЯ ОСТАТКИ ОБНУЛЯЕМ, вбиваем везде в графу количество ноль. В номере документа удобно указать "ИНВ". Ведомость сохраняем, но не закрываем.

3. "Зачем копировать остатки из ведомости остатков, а потом их обнулять? Не проще ли сразу создать сличительную и внести в нее результаты инвентаризации?"

Затем, что у Вас в учете могут висеть не списанные продукты, которых на складе уже нет, и в снятие они не попадут; в том числе те, которые были проведены по складу по ошибке. Часто наблюдаю, как при аудите находится товар, который был закуплен год назад на проработку, тогда не списан по невнимательности, и с тех пор числящийся на остатках. Попытка списать его в текущем периоде неизбежно приводят к вопросу с сторону управляющего/главбуха/владельца: "а что это Вы списали на проработку, у нас ее год не было?". Поэтому надо все отслеживать вовремя. Копирование всех ненулевых остатков прекрасно помогает.

[Даха]

Вот осенило: в комплект инвентаризация надо вбивать комплект- полуфабрикат или товар- полуфабрикат?

[Юлия]

а можно сделать инвентаризацию не по целому складу а , по нескольким товарным группам? например, мне надо только по алкоголю. Если да, то как правильно это сделать?

[SH]

Почти точно также, но в п.4 указываете нужную товарную группу с вложенными позициями.
Вообще, частная инвентаризация как раз предполагает, что Вы что-то пропускаете; я бы в этом случае просто вбил сличительную со снятыми позициями, не забывая о пункте 3 из матчасти.