как правильно отражать в SH4 представительские расходы

Цитата:

при его проведении ставлю галочку "Расход по себестоимости". После этого товары, которые есть в документе, попадают в акт реализации с нулевой отпускной ценой

Уверены, что с нулевой? Вот эта самая галочка приравнивает отпускные суммы к закупочным - т.е. нулевая наценка.

Цитата:

Иногда эти самые блюда в документе расхода "красные"

В документе расхода цветом вообще ничего не выделяется. Если Вы про расходную накладную - красный цвет означает, что отпускная меньше себестоимости (и если бы Вы списывали все действительно по нулевым отпускным ценам, то красный цвет был бы всегда, а не иногда). Это не причина для пересписания.

Цитата:

как правильно отражать в SH4 представительские расходы

Все в итоге зависит, что хотите видеть в отчетах.
Я соблюдаю следующие правила:
- такие списания не должны попадать в акты реализации.
- такое списания должны идти по нулевым отпускным ценам.
Алгоритм следующий:
1. Создаю документ расхода, неактивный. В него все вношу.
2. Если надо, просматриваю предполагаемый расход на предмет отрицательных остатков.
3. Оттуда же, из предполагаемого расхода - копирую в расходную накладную.
4. В расходной накладной устанавливаю отпускные цены = 0.
5. ...
6. PROFIT.

В итоге, акт реализации по отпускным сходится с R-Keeper (т.е., с импортированными документами). Там тоже могут быть представительские расходы, здесь важна именно возможность быстрой проверки на предмет "все ли импортировано, все ли списано". Так же полезно акт реализации строить с галкой "вычислять суммы на основании накладных", чтобы убедиться, что нигде НЕ поставлена вредная галка "списывать по себестоимости".
И если сделать список расходных накладных, то там отпускные также сходятся с актом реализации и с R-Keeper (т.к. в доп.списании везде ноль).
В целом, если держаться этих правил, можно быстро и без проблем проверять свою работу (или чужую).